Het einde van het kalenderjaar nadert en de feestdagen komen in zicht. Voor veel ondernemers is dit een reden om het personeel van de onderneming extra te belonen voor het verrichte werk in het afgelopen jaar. Deze beloningen vallen binnen de werkkostenregeling en zijn daarom aan bepaalde voorwaarden en regels gebonden. In dit blog nemen we met je door wat de werkkostenregeling (WKR) precies inhoudt, wat de vrije ruimte is, wat het gevolg is van overschrijding hiervan, en hoe je hier optimaal gebruik van kunt maken.
Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling is een fiscale regeling die toeziet op verstrekkingen aan de werknemers van een onderneming. Verstrekkingen die onder deze regeling vallen, zijn onbelast voor de loonheffing en komen ten laste van de winst van de onderneming, zolang deze binnen de vrije ruimte vallen.
De meest voorkomende verstrekkingen die binnen deze regeling vallen, zijn eenmalige bonussen, personeelsfeesten op locaties anders dan de werkplek, en personeelsgeschenken. Hierbij moet echter ook worden gedacht aan fitnessabonnementen en reiskostenvergoedingen boven €0,23 per kilometer die door de werkgever worden vergoed.
Er zijn echter ook verstrekkingen aan het personeel die de vrije ruimte niet belasten. Dit zijn onder andere ter beschikking gestelde werkkleding, abonnementen voor het openbaar vervoer, en reiskostenvergoedingen tot €0,23 per kilometer.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het totaalbedrag aan verstrekkingen, zowel in liquide middelen als ‘loon in natura’, dat een onderneming aan haar werknemers mag verstrekken zonder dat hierover loonheffing hoeft te worden betaald. Ook vallen uitgaven binnen de vrije ruimte ten laste van de winst. De hoogte van de vrije ruimte in 2024 is vast te stellen door het fiscale loon (tot een maximum van €400.000) te vermenigvuldigen met 1,92%. Voor het deel van het fiscale loon dat hoger is dan €400.000, wordt 1,18% toegevoegd aan de vrije ruimte. Voor onderneming X, met een totale fiscale loonsom in 2024 van €100.000, bedraagt de vrije ruimte dus €1.920 (1,92% van €100.000).
Wat gebeurt er bij overschrijding van de vrije ruimte?
Wanneer een onderneming de vrije ruimte overschrijdt, dient hierover 80% aan loonheffing te worden betaald, omdat de fiscus verstrekkingen boven deze vrije ruimte als deel van het loon ziet. In het bovenstaande voorbeeld van onderneming X mag de werkgever €1.920 aan vrije ruimte besteden. Stel dat aan het einde van het jaar blijkt dat onderneming X €2.920 aan WKR-uitgaven heeft gedaan, dan dient hierover €800 aan extra loonheffing te worden betaald (80% van €1.000).
Hoe maak je optimaal gebruik van de WKR?
Het optimaal benutten van de WKR is vrij eenvoudig: zorg dat je (indien gewenst) de limiet van de vrije ruimte benut zonder deze te overschrijden. Wanneer in het eerder genoemde voorbeeld van onderneming X is beoordeeld dat er tot dusver €1.000 aan verstrekkingen binnen de ruimte zijn gedaan, mag de werkgever nog €920 aan zijn personeel uitkeren zonder dat hierover loonheffing verschuldigd is. Wanneer de vrije ruimte niet volledig wordt benut, mag deze overigens niet worden meegenomen naar een volgend boekjaar.
Ben jij als ondernemer dus van plan om je personeel (hieronder valt ook de DGA zelf), in de vorm van een extra uitkering, kerstpakket of personeelsfeest te belonen, neem dan vooral contact op met je contactpersoon of loonadviseur binnen onze organisatie! Wij zullen dan samen met jou kijken hoeveel ruimte er in 2024 beschikbaar is voor jouw onderneming, hoeveel hiervan is benut, en hoeveel je nog mag uitkeren zonder dat je een eindheffing aan de belastingdienst verschuldigd bent. Zo kun je je personeel op een fiscaal vriendelijke manier een extraatje bieden om het nieuwe jaar met energie in te gaan.
Neem hiervoor contact met ons op.
'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
