De boekhouding: voor de doorsnee ondernemer niet de leukste taak van het ondernemerschap. Echter hoort het er toch bij. Doe je dit zelf, of besteed je het uit? Mijn collega Joris Wijnen schreef eerder al een blog over de voor- en nadelen van het al dan niet uitbesteden van de boekhouding.
Als je het dan toch zelf doet, probeer dit dan zoveel mogelijk te automatiseren. Dit kent namelijk velen voordelen:
– De efficiency wordt verhoogd
– De foutkans wordt verlaagd
– De cijfers worden inzichtelijker
– De stand van de boekhouding is actueler
Dit draagt eraan bij dat je meer tijd kunt steken in het analyseren van de cijfers. Dat leidt dan weer tot meer sturing in je bedrijf of meer tijd voor andere leuke dingen.
Maar waar moet je beginnen met het stroomlijnen en optimaliseren van je processen? Dit lijkt misschien een grote opgave, maar gelukkig is dit veel laagdrempeliger dan het lijkt. In deze blog geef ik je een aantal handvatten om dit voor jouw bedrijf op te pakken.
Leveren al jouw leveranciers de facturen op dezelfde manier aan? Vaak verstuurt de één ze per mail, de ander per post en sommige leveranciers vragen of je een factuur kunt downloaden in een portaal. Voor administratief medewerkers is het niet handig om op zo’n versnipperde wijze te werken.
Daarom is het belangrijk om je leveranciers ‘op te voeden’. Stuur, daar waar het kan, erop aan dat zij facturen op dezelfde manier aanleveren (bijvoorbeeld als UBL en/of PDF-bijlage bij een mail), zodat je het proces hierop kunt inrichten. Door direct aan het begin van het proces eenduidigheid te creëren, bespaar je veel tijd.
Je boekhouding automatiseren, betekent dat je overstapt op digitale factuurverwerking. In dat geval wil je facturen natuurlijk niet meer fysiek bewaren. Zorg er dus voor dat je een softwaresysteem hebt waarin je digitale facturen kunt bewaren én dat er een geautomatiseerde koppeling bestaat tussen de binnenkomst, verwerking, fiattering en archivering van je facturen.
Slimme herkenningssoftware zorgt ervoor dat een factuur geautomatiseerd in de boekhouding terechtkomt. Achteraf kun je jouw boekingen en alle bijbehorende documenten met één druk op de knop terugvinden.
Wordt de factuur herkend wanneer deze naar de boekhouding wordt gestuurd? Zo niet, denk dan altijd na waarom dit het geval is. Kijk dan ook of je de software slimmer kunt maken waardoor de factuur de volgende keer wel wordt herkend. Door op deze manier met de boekhouding om te gaan, maak je jouw eigen systeem slimmer, wat uiteindelijk tijd oplevert.
Controleer daarnaast of de juiste factuurinformatie op de factuur staat. Is dit niet het geval? Dan is het raadzaam om je leverancier hierop aan te spreken. De doelstelling moet zijn dat 70 tot 80 procent van de binnenkomende facturen na fiattering volautomatisch verwerkt worden in de boekhouding.
Stel iemand verantwoordelijk voor fiattering van de facturen, want bij automatisering wordt fiattering nog belangrijker. Stel bijvoorbeeld bepaalde personen verantwoordelijk tot een bepaald bedrag of voor bepaalde leveranciers. Zo kun je je boekhouding automatiseren, waardoor je een gestroomlijnd fiatteringsproces krijgt dat voor iedereen helder is en soepel verloopt.
Om facturen goed te controleren op crediteurengegevens, moet je ze vergelijken met de data uit je eigen systeem. Dus zorg er ook voor dat de stamgegevens zo volledig mogelijk zijn ingevuld, zodat de herkenningsgraad hoger wordt. Om problemen te voorkomen, is het immers belangrijk dat alle informatie up-to-date is.
Het is waarschijnlijk niets nieuws meer wanneer ik zeg dat je bankmutaties iedere dag automatisch in kunt laten lezen in jouw boekhouding. Maar belangrijker is: wat wordt er na het inlezen vervolgens automatisch herkend? Onze stelling is namelijk dat je 80 tot 90 procent van deze bankmutaties niet meer hoeft te beoordelen wanneer je het systeem goed hebt ingericht. Is dit bij jou ook zo?
Betaal jij jouw facturen nog één voor één in jouw bankomgeving? Een mooie laatste stap om efficiency te bereiken is om de resterende openstaande facturen te betalen door middel van het genereren van een betaalbatch. Je kiest dus eigenlijk de facturen die je nog wilt betalen, deze stuur je automatisch door naar de bankomgeving en daar wordt de betaalopdracht uitgevoerd. Door middel van een paar keer klikken kun je een onbeperkt aantal facturen in één opdracht betalen.
Sommige organisaties boeken facturen op veel verschillende categorieën, maar doen dit niet met een helder gedefinieerd doel. Daar wordt het proces niet efficiënter van. Specificeren kan nuttig zijn, bijvoorbeeld als je als transportbedrijf wilt zien wat de omzet is per kenteken en de daarbij horende directe kosten. Kortom, denk goed na over het rapportagedoel voordat je begint met de verwerking.
Wil jij je boekhouding automatiseren? En lijkt het je nuttig om eens te bespreken hoe je deze blog voor jouw organisatie in de praktijk kunt brengen? Neem gerust contact met me op. Wij doen graag de dingen waar we energie van krijgen en wij willen dat jij of jouw collega’s de tijd kunt indelen met werkzaamheden die jij leuk en belangrijk vindt.
Geschreven door Peter Renders, Partner, Fintech Consultant
maandag 7 februari 2022
