default-header
HomeBlogsBoekhouding: volledig uitbesteden of toch zelf doen?

Boekhouding: volledig uitbesteden of toch zelf doen?

Boekhouding? Daar heb ik niets mee, is een veelgehoorde uitspraak van de gemiddelde ondernemer in het MKB.

Waarom heeft een ondernemer geen affiniteit met de boekhouding van zijn eigen bedrijf? Waarom is het belangrijk om up-to date cijfers van je eigen onderneming beschikbaar te hebben? En waarom maken ondernemers de afweging om de administratie volledig uit te besteden of zelf te verzorgen? Deze vragen probeer ik in dit artikel te beantwoorden, waarbij de verschillende voor- en nadelen tegen elkaar afgezet worden.

Mijn visie is dat het niet per definitie uitmaakt of een ondernemer zelf de administratie verzorgt of dat deze volledig uitbesteed wordt. Indien een ondernemer er voor kiest om deze zelf te verwerken, is het natuurlijk wel belangrijk om deze periodiek bij te werken. Anders biedt het weinig toegevoegde waarde. De belangrijkste motivatie voor het zelf bijwerken van de administratie zou kunnen zijn dat je wekelijks inzicht wil hebben in je eigen administratie en resultaten.

“Het kost me te veel tijd en ik ben liever met mijn eigen werk en klanten bezig. Daar krijg ik energie van!”

Tijden veranderen

Toen ik zelf in het vak begon, op 1 oktober 2004 om precies te zijn (relatief gezien nog niet zo heel lang geleden), kwam ‘de ondernemer’ ieder kwartaal netjes een ordner inleveren. Deze ordner met in- en verkoopfacturen werd nog handmatig verwerkt. Wellicht niet zo efficiënt zou je denken, maar zelfs toen al werden vanuit de lokale bank, de bankgegevens van de ondernemers digitaal aangeleverd in onze administraties van ondernemers die van onze diensten gebruik maakten. Dit gebeurde middels BRI (bulk rekening informatie). De transformatie volgde snel: van 8,5 inch naar 3,5 inch floppy, van USB naar email. Dit alles vond plaats in een relatief korte periode. Daarna kwamen de scan- en herkenoplossingen, inkoopfacturen kwamen voortaan in PDF-formaat per mail binnen en verkoopfacturen worden gemaakt middels een facturatieprogramma. De bankkoppeling is inmiddels al niet meer weg te denken en loonjournaalposten en afschrijvingen worden continu bijgewerkt.

Daarnaast staan we aan de vooravond van elektronische facturatie, waarbij facturen van systeem naar systeem verstuurd worden en er alleen validatie hoeft plaats te vinden. Alle zaken zijn in principe dus realtime beschikbaar. Op het moment van het ontstaan van de informatie kun je dus je administratie bijwerken. Elke minuut van de dag. Echter, voor een ondernemer die er niet periodiek mee bezig is, is het zelf verwerken van de administratie door de nieuwe technieken eerder complexer dan eenvoudiger geworden. Het uitbesteden ervan is juist een eenvoudiger alternatief geworden.

“Voor een ondernemer die er niet periodiek mee bezig is, is het zelf verwerken door de nieuwe technieken eerder complexer dan eenvoudiger geworden.”

De meest voorkomende argumenten van een ondernemer om zelf de administratie te verzorgen:

  • De administratie kan elke dag bijgewerkt worden;
  • Het is goedkoper

Maar is dit daadwerkelijk zo? Vaak vergelijken ondernemers enkel het verschil in uurtarief. Voor een juiste vergelijking, die enkel op kosten gebaseerd is, zou niet alleen je uurtarief, maar ook het benodigde aantal uren dat je zelf nodig hebt voor de administratie in de vergelijking meegenomen moeten worden.

Daarnaast zul je ook moeten trachten zo min mogelijk fouten te maken. Immers indien je boekhouder of accountant veel correcties moet maken, dan zijn er nog steeds aanvullende kosten aan verbonden. Tevens dien je zelf de licentiekosten voor je boekhoudsoftware te betalen. Deze zijn meestal hoger op het moment dat je deze zelf afneemt bij de leverancier.

“De licentiekosten voor de boekhoudsoftware zijn vaak hoger wanneer je deze zelf afneemt ten opzichte van wanneer je deze afneemt bij je accountant.”

Het argument dat de administratie dagelijks, dan wel periodiek bijgewerkt kan worden, is een argument dat wellicht nog de beste reden is om als ondernemer deze werkzaamheden zelf uit te voeren. In de praktijk zien we echter dat dit niet gebeurt en dat eens per kwartaal alles bijgewerkt wordt om zo een aangifte omzetbelasting te doen. Uiteindelijk levert dit dus een extra belasting in je eigen tijdsbesteding. Hierdoor blijft ook de belangrijkste inspanning vaak liggen en dat is de analyse van de resultaten: wat ging goed? En wat kan beter?

De voor- en nadelen tegen elkaar afgezet; wat vind jij als ondernemer belangrijk?

Voordelen van zelf doen:

  • Administratie op orde wanneer jij dat wil (mits je dit ook daadwerkelijk periodiek verzorgt);
  • Door zelf kennis op te doen, krijg je meer inzicht in je financiën en maak je betere financiële beslissingen;
  • Betalingen via een betaalbatch klaarzetten, voorkomt dubbel werk doordat de gegevens niet nogmaals in de bankomgeving ingevoerd hoeven te worden.

Nadelen van zelf doen:

  • Er is een leercurve; je moet de basis leren en het programma onder de knie krijgen;
  • Je moet op de hoogte zijn van belastingregels en op de hoogte blijven, want de wetgeving verandert regelmatig;
  • Wekelijkse of maandelijkse tijdsinvestering voor het bijhouden van je boekhouding;
  • Meestal heb je toch nog je accountant nodig voor het invoeren van de periodieke afschrijvingen, loonjournaalposten of mutaties in je onderhanden werken.

Voordelen van uitbesteden:

  • Wanneer je eigen uurtarief hoger is dan dat van de boekhouder, of dien je uurtarief lager is en je er in verhouding meer uren mee kwijt bent dan je boekhouder, is het kostenwijs voordeliger om het uit te besteden;
  • Je boekhouder is altijd op de hoogte van de actuele wetgeving;
  • Ontzorging, zodat jij je hoofd niet hoeft te buigen over de administratie;
  • Administratie is volledig bij inclusief loonjournaalposten, afschrijvingen en onderhanden werken;
  • Je beschikt daadwerkelijk over tussentijdse cijfers en wordt hier proactief over geïnformeerd.

Nadelen van uitbesteden:

  • Er zijn geen concrete nadelen. Het vergt behoorlijk wat organisatie op het moment dat je daadwerkelijk elke dag je administratie bijgewerkt wil hebben. Maar per week, twee weken of per maand bijgewerkt hebben, is prima te organiseren.

Hybride: deels zelf doen

Je wil graag je administratie uitbesteden, maar je bent nog steeds belast met het uitvoeren van de bankbetalingen. Ga dan voor de hybride oplossing.

Als kantoor werken wij de administratie voor jou per week of per twee weken bij en je maakt voor het betalen van de facturen gebruik van de betaalbatch die wij voor jou klaarzetten. Je hoeft enkel nog te selecteren wie je wilt betalen. De rest doen wij voor jou.

“Ik help jou graag de juiste keuze te maken, zodat jij als ondernemer zelf de tijd in kunt delen met zaken die jij belangrijk vindt.”

De afweging die jij als ondernemer moet maken

Boekhouding zelf doen, uitbesteden of een combinatie daarvan; wat gaat het worden? Bij boekhouden komen drie factoren kijken, waarin jij een afweging kunt maken:

  • Kosten
  • Tijd
  • Interesse

Wat weegt het zwaarst voor jou? 

Joris Wijnen AA BBA BEc - Lenssen Advies

Geschreven door Joris Wijnen AA BBA BEc, Vennoot, Accountant
Gepubliceerd op donderdag 7 mei 2020

Terug naar overzicht