default-header
HomeBlogs8 tips waarmee jouw dashboard echt gelezen wordt!

8 tips waarmee jouw dashboard echt gelezen wordt!

Data transformeren naar een goede managementrapportage doe je niet zomaar. Als je het goed doet, is de lay-out van een rapportage optimaal aangepast aan het verwerken van informatie door het menselijk brein. De impact die je met de rapportage kunt bereiken, is dan ook groter dan in eerste instantie wordt gedacht. Business Intelligence (BI) is bedoeld om mensen te informeren en ze vervolgens echt aan te zetten tot actie. Gebruikersadoptie is een belangrijk punt bij BI en om die reden hebben we 8 tips op een rijtje gezet:  

1. Denk aan je publiek

Als je verantwoordelijk bent voor de informatie die je collega’s krijgen, is het belangrijk dat je weet wat voor hen interessant is. Voor het hoofd van de afdeling logistiek zijn financiële cijfers niet interessant. Hij of zij heeft ook geen baat bij eindeloze en verschillende inhoudelijke rapportages. Het gaat erom dat de gebruiker in één oogopslag begrijpt wat er aan de hand is en direct opmerkt wat er verbeterd moet worden. Denk daarom altijd vanuit degene die het rapport of dashboard gaat gebruiken.

‘Past je rapportage of dashboard bij je publiek?

2. Presenteer een RESULTAAT duidelijk

Goede resultaten kleuren groen, slechte resultaten kleuren rood. Dit heet Color Formatting. We associëren goed en fout zonder het resultaat te zien door de kleur die het heeft. Het is een heel simpel principe dat nog verder versterkt kan worden:  zet iets positiefs bijvoorbeeld omhoog en iets negatiefs omlaag. Er zijn namelijk ook mensen die kleurenblind zijn. Iedereen begrijpt het en ziet direct waar bijgeschakeld moet worden.

3. Niet teveel informatie op één pagina

Het doel van een rapport is kennis vergaren over resultaten. Het is verleidelijk om alle beschikbare data over een onderwerp of afdeling in één rapport te zetten. Maar daarmee wordt het lastig te zien voor een verantwoordelijke waar hij/zij zich op moet focussen. Dus als er heel veel informatie beschikbaar is, moet eerst worden bekeken welke data interessant is voor welke rol en welke informatie gebundeld moet worden om vervolgens tot een kwalitatief rapport te komen.

4. Combineer verschillende databronnen

De kracht van Business Intelligence is dat je data kunt combineren en daarmee dus vanuit verschillende invalshoeken naar een bepaald onderwerp of resultaat kunt kijken. Om een voorbeeld te geven: Stel je houdt in het ene systeem de uren bij en in het andere systeem de budgetten. Die wil je in een rapport graag samengevoegd zien tot één conclusie. Breng deze bronnen bij elkaar, zodat je een nieuw perspectief op de zaak kunt krijgen.

‘Breng verschillende datastromen en invalshoeken samen in je rapportage.’

5. Breng verschillende detailniveaus aan in je rapportage

Door verschillende detailniveaus aan te brengen, zorg je dat je kunt ‘downdrillen’. Je wilt tot de kern van een probleem kunnen rapporteren. Dat kan bijvoorbeeld door van organisatieniveau naar afdelingsniveau en vervolgens op individueel niveau te kijken wat er aan de hand is. Dat wil je vervolgens kunnen doen over een periode van 24 uur, een week, een maand, maar ook een jaar om te zien of er een trend te zien is. Zo zijn er veel verschillende niveaus te bedenken en kun je binnen een handomdraai de vinger op de zere plek leggen.

6. Houd het simpel!

Denk aan je doelgroep en houd het simpel. Je kunt beter twee overzichtelijke rapporten hebben die ieder een duidelijk verhaal vertellen, dan één overzicht waarin je tien rapportages tegelijk ziet. Als je iets hebt gemaakt, ga dan altijd voor jezelf na: ‘Snap ik in één oogopslag wat er wordt gepresenteerd en word ik hier blij van?’ Als dat het geval is, neem dit rapport dan door met de gebruiker om daarmee ook de betrokkenheid te vergroten. Hierdoor voelt de gebruiker zich gehoord en dit zal bijdragen aan creëren van draagvlak binnen de organisatie.

7. Kijk welke tool voor jou geschikt is

In de rapportagewereld zijn legio tools welke toegepast kunnen worden om te rapporteren. Kijk welke bronnen je wilt gaan ontsluiten, wat je wilt gaan rapporteren en aan wie. Inventariseer op basis hiervan welke software aan de gestelde eisen voldoet. Niet geheel onbelangrijk is om ook het kostenplaatsje dat gepaard gaat met verschillende tools in overweging te nemen. Wij hebben gekozen voor diverse tools, waarvan wij denken dat deze breed toegepast kunnen worden. Dit gaat van plug en play (weinig gebruikers en weinig databronnen en hierdoor lage implementatiekosten) tot verschillende lagen van gebruikers en ook veel verschillende databronnen.

 

8. Garbage in, is garbage out

Een inkoppertje, maar daardoor niet minder belangrijk. Als de data die gebruikt wordt incorrect of onvolledig is, dan geeft de visualisatie dus ook een incorrecte weergave van de realiteit. De datakwaliteit moet op orde zijn. Zorg voor interne controles om het risico op onjuiste, inconsistente en onnauwkeurige gegevens te verminderen.

‘Snap ik in één oogopslag wat er wordt gepresenteerd en word ik hier blij van?’

Jouw uitdagingen en problemen zijn de onze. Wij krijgen energie van het oplossen hiervan. Wij zetten onze tijd, expertise en creativiteit in, zodat jij kunt excelleren binnen jouw branche. Wij staan naast jou en maken van jouw randzaken onze hoofdzaken. Wil je graag eens over bovenstaande van gedachten wisselen, dan horen wij dat graag.

Veel rapporteerplezier!

Peter Renders - Lenssen Advies

Geschreven door Peter Renders, Data Analist
Gepubliceerd op woensdag 22 april 2020

Terug naar overzicht