“Procesoptimalisatie, waarom? Het gaat toch goed?” Klinkt dit bekend? Naast het feit dat procesoptimalisatie zinvol is, is het ook vooral leuk!
Procesoptimalisatie is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen om ze nóg efficiënter en effectiever te laten verlopen.
Veelal zien we dat processen niet optimaal ingericht zijn. Dit kunnen fundamentele verbeterpunten zijn, maar bijvoorbeeld ook quick wins. Dat wil zeggen: voor quick wins hoeven er geen moeilijke analyses te worden gemaakt, maar door onze jaren lange ervaring kunnen we snel en eenvoudige aanpassingen in het proces doorvoeren wat direct efficiency met zich mee brengt.
Voor fundamentele verbeterpunten is het belangrijk om de totale organisatie erbij te betrekken. Dit om de echte verbeterpunten boven water te krijgen en om natuurlijk draagkracht te creëren.
Lees hieronder waarom het leuk is om jouw processen te analyseren en te optimaliseren.
Loop je een organisatie binnen, dan is de kans groot dat dezelfde werkzaamheden door verschillende medewerkers op verschillende manieren worden uitgevoerd.
Medewerkers houden zich over het algemeen graag vast aan de werkwijze die door henzelf als prettig wordt ervaren. Jij toch ook? Maar is dit ook de meest efficiënte werkwijze?
Door samen te praten over de verschillende werkwijzen en van elkaar te leren, wordt het mogelijk om een optimaal proces te creëren. Je komt erachter dat een andere werkwijze misschien prettiger werkt. Sterker nog, door gezamenlijk te werken aan een optimaal proces neemt de betrokkenheid van de medewerkers toe en wordt het werk prettiger.
Door de hectiek van de dag gebeuren werkzaamheden lang niet altijd efficiënt. Door gezamenlijk met procesoptimalisatie aan de slag te gaan wordt de efficiency verbeterd.
Bij de optimalisatie worden de processen beschreven en kunnen alle verantwoordelijkheden in kaart worden gebracht. Op deze manier wordt er voorkomen dat er onduidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden ontstaat binnen een proces.
Door processen te optimaliseren, worden verspillingen geëlimineerd. Van iedere stap in het proces ga je bepalen of deze waarde toevoegt voor het eindproduct of niet. In sommige gevallen zal een stap geen waarde toevoegen, maar moet hij simpelweg wel in het proces worden opgenomen. Dit is vaak het geval bij (wettelijk) verplichte handelingen (zoals bijvoorbeeld een bezwaarperiode of een dubbele controle). Uiteraard zijn niet alle verspillingen per direct uit een proces verdwenen. Echter, je pakt stap voor stap de verspillingen met de grootste impact op het proces aan.
Een andere vorm van optimaliseren is het automatiseren van processen. Dit kan door middel van softwareoplossingen, waardoor processen niet meer handmatig uitgevoerd hoeven worden maar door een computer. Dit gaat steeds grotere vormen aannemen, door het digitale tijdperk waarin we ons bevinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Robotic Process Automation (RPA)
Ondanks dat een dergelijk traject een einddatum heeft waarop doelstellingen behaald moeten worden, is het project zelden tot nooit ‘klaar’. De markt blijft veranderen, processen zijn nooit 100% optimaal of efficiënt. Ofwel, het gaat altijd door.
Wij doen graag de dingen waar we energie van krijgen en wij willen dat jij of jouw collega’s de tijd kunt indelen met werkzaamheden die jij leuk en belangrijk vindt.
Ben jij bereid om te zaaien om daarna te kunnen oogsten?
Geschreven door Peter Renders, Partner, Fintech Consultant
maandag 8 februari 2021
