Sinds 27 maart 2022 is het, voor de meeste organisaties, verplicht om hun UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) ingeschreven te hebben in het UBO-register. Uit nieuwe cijfers blijkt dat van de ruim 1,5 miljoen organisaties waarvoor dit verplicht is, maar 45% dit ook daadwerkelijk (op tijd) heeft gedaan.

Wat gebeurt er met deze grote groep organisaties die te laat is met inschrijven van hun UBO’s? Wat kunnen deze doen en welke consequenties heeft dit?

Wanneer bent u op tijd met inschrijven?

Het kan zijn dat u uw opgave pas een paar dagen voor de deadline naar de Kamer van Koophandel heeft verstuurd en dat u nog geen bevestiging van inschrijving heeft ontvangen.

De regel hier is dat wanneer u uw UBO’s uiterlijk 27 maart heeft ingeschreven, of in ieder geval het formulier heeft opgestuurd, u op tijd bent. De Kamer van Koophandel moet de UBO-opgave dan wel nog verwerken in het UBO-register, wat nog tot 16 weken na inzending kan duren. Zodra de opgave verwerkt is, krijgt u een brief.

Wat moet u doen wanneer u te laat bent met het inschrijven of wanneer uw inschrijving wordt afgekeurd?

Na de deadline bent u nog steeds verplicht om de UBO-opgave te doen. Het is dus nog steeds van belang dit zo snel mogelijk te doen.
Ook kan uw opgave afgekeurd worden omdat er bijvoorbeeld documenten ontbreken welke belangrijk zijn om het belang van uw UBO’s vast te stellen. Wanneer dit gebeurt ná het verstrijken van de deadline, krijgt u nog een termijn van 60 dagen om alsnog de juiste documenten te verstrekken.

Een eenmalige inschrijving volstaat overigens niet. U zult bij wijzigingen zelf actief de wijzigingen moeten doorgeven bij het UBO register.

Wat zijn de consequenties van het niet (of niet tijdig) inschrijven van de UBO’s van mijn onderneming?

Het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst is verantwoordelijk voor de handhaving van het niet of te laat inschrijven van de UBO’s. Bekend was al dat het niet (of niet tijdig) inschrijven van de UBO’s strafbaar kan worden gesteld als zijnde een economisch delict. Dit kan een flinke boete, taakstraf of zelfs een celstraf opleveren. Tevens kan de BEH een last onder dwangsom en/of een bestuurlijke boete opleggen. Het was echter nog niet bekend wanneer de BEH ook daadwerkelijk handhavend zou gaan optreden.

Op 5 april 2022 is er een motie aangenomen in de Tweede Kamer over hoe om te gaan met het sanctiebeleid. Veel ondernemingen hebben gewacht of er toch geen uitstel van de deadline zou komen in verband met een lopende rechtszaak op Europees niveau. Op het register is namelijk al sinds het begin sprake van veel kritiek, onder andere vanwege privacy redenen. In het Kamerdebat kwam naar voren dat er voorkomen moet worden dat ondernemers boetes krijgen terwijl het oordeel van het Europese Hof van Justitie er nog niet is.
De eerste tijd zal er sprake zijn van risico gebaseerde handhaving en mogelijk zelfs coulance wanneer de inschrijving met gegronde reden ontbreekt.

De meldverplichting van een financiële organisatie of uw accountant

Ook is er voor de accountant een meldverplichting bij de Kamer van Koophandel indien een cliënt niet is aangemeld voor de UBO of indien zij constateert dat de daadwerkelijke gegevens afwijken van de geregistreerde gegevens. Uw accountant mag u wel de komende tijd nog een termijn geven om alsnog voor een correcte inschrijving in het UBO register te verzorgen, alvorens de verplichte melding bij de KVK moet worden verricht.

Heeft u nog vragen of heeft u hulp nodig bij uw UBO aanmelding dan horen wij dat graag.