In het kader van de wet AVG en privacy, maar ook voor optimalisatie en efficiency bij het verwerken van persoonsgegevens, zijn wij per 1 januari 2022 overgegaan naar digitaal verwerken van de documenten van de werknemer!

Het ondertekenen van documenten is vaak een omslachtig proces. In heel wat gevallen gaat het ondertekenen van een document nog met pen en papier. Kijk bijvoorbeeld eens naar het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst. De overeenkomst wordt geprint, ondertekend, gestuurd of gegeven aan de medewerker, vervolgens ondertekent de medewerker de overeenkomst en geeft het weer terug aan de werkgever. Allereerst natuurlijk zonde van de stapels papier die uitgeprint moeten worden, aangezien overeenkomsten vaak in twee- of drievoud worden ondertekend. Als de overeenkomsten dan via de post verstuurd worden, dan heb je ook te maken met de kosten voor enveloppen en postzegels. En vergeet niet dat alle tijd die je erin steekt misschien nog wel de grootste kostenpost is in dit proces. Heb jij daar ook genoeg van? Het kan veel efficiënter!

Het ondertekenen van een document hoeft niet lang te duren

Zeg vaarwel tegen al die onnodige acties! Het is veel eenvoudiger om het proces van ondertekenen volledig digitaal te realiseren. Zo kun je documenten digitaal (laten) ondertekenen én de ondertekende documenten ook direct op een veilige plaats opslaan, waar de juiste mensen altijd en overal bij kunnen. Handig, want dan kun je de documenten ook nooit kwijtraken of ergens laten slingeren. Om dit proces te realiseren en hiermee veel werk uit handen te nemen, is het digitaal ondertekenen van documenten geïntegreerd in Loket.nl.

 In 3 simpele stappen

•  Zodra wij binnen Lenssen Advies een document digitaal aanbieden en ondertekenverzoek sturen ontvangen ontvang jij als werkgever als eerste de uitnodiging via e-mail om het document te ondertekenen. Wanneer de werkgever deze heeft ondertekend gaat het verzoek door naar de werknemer
• In deze e-mail klik je op de link waarna je een SMS-code ontvangt met een code voor de tweestapsverificatie. Deze code vul je hier direct in.
• Nadat het document door beide partijen is ondertekend, wordt deze automatisch opgeslagen in het digitale dossier van de werknemer. Zo kan de medewerker het document altijd nog eens bekijken.

Wij begrijpen dat dit een korte toelichting is en je misschien nog vragen hebt over de wellicht nieuwe manier van werken.

Mocht je verdere uitleg willen over de nieuwe werkwijze, we komen graag toelichting bij je geven, en indien nodig ook aan de werknemers.

We horen het graag!