default-header
HomeBlogsLoon- en HR-administratie; zelf doen of toch uitbesteden?

Loon- en HR-administratie; zelf doen of toch uitbesteden?

Als ondernemer wil je ondernemen. Groei van het bedrijf hangt in de meeste gevallen samen met het in dienst nemen van werknemers, waardoor de onderneming aan diverse wettelijke verplichtingen moet voldoen. De loon- en HR-administratie, waarvoor specifieke kennis vereist is, is daar een goed voorbeeld van. Heb je die kennis zelf in huis of niet? En misschien nog belangrijker: heb je er de tijd voor?

Vragen die ondernemers zichzelf dan ook zullen stellen, zijn:

  • ‘Wil ik dit zelf doen?
  • En aan welke regels en wetten moet worden voldaan?
  • Of besteed ik het toch liever uit?’

Zo zal onder andere de Belastingdienst en het UWV inzicht moeten hebben in de loonbetalingen, loonbelasting en sociale verzekeringspremies van de medewerkers.

Verplichtingen vanuit de Belastingdienst

Maar iedere loonadministratie zal ook moeten voldoen aan de verplichtingen die de Belastingdienst stelt aan een loonadministratie. Denk hierbij aan de volgende onderwerpen:

  1. Een salarisstrook produceren en beschikbaar stellen aan medewerkers;
  2. De jaaropgave;
  3. Overzichten van vergoedingen en verstrekkingen (belast en onbelast);
  4. Looncomponenten die in de eindheffing vallen;
  5. De loonstaat;
  6. Afdrachtverminderingen;
  7. Diverse beschikkingen en verklaringen.

“De uiteindelijke keuze is aan de ondernemer. Helemaal zelf doen, helemaal uitbesteden of een goede mix van beide?”

Daarnaast heb je als ondernemer te maken met een HR-administratie die vaak nauw verweven is met de loonadministratie. Denk o.a. eens aan de onderstaande aandachtspunten:

  1. Juistheid en volledigheid bij het aangaan van arbeidsovereenkomsten;
  2. Wel of geen cao van toepassing? Zo niet, dan zullen bedrijfseigen personeelsregelingen opgezet en tevens actueel gehouden moeten worden;
  3. Verzuimbeleid, verzuimverzekering, aansluiten bij een arbodienst en tijdig acties uitvoeren bij langdurig ziekteverzuim van medewerkers;
  4. Verzuim- en herstelmeldingen;
  5. Aanmeldingen en afmelding pensioenfonds en verzekeraars;
  6. Wettelijke termijnen in acht nemen zoals opzegtermijnen, aanzegtermijnen, verlenging van arbeidsovereenkomsten;
  7. Tijdigheid en juistheid van diverse formulierenstromen.

Om een weloverwogen keuze te maken tussen zelf doen of uitbesteden is het goed om de voor- en nadelen van beide opties te inventariseren. Er bestaat namelijk geen ‘goede of foute’ keuze. Hieronder volgen enkele voor- en nadelen en daarnaast ook enkele attentiepunten bij beide opties.

Zelf doen

  1. Het neemt tijd in beslag. Tijd die je bij uitbesteding ergens anders aan kunt besteden;
  2. Je hebt kennis nodig van wet- en regelgeving;
  3. Je zult salaris- en/of HR-software moeten aanschaffen en leren;
  4. Je hebt direct inzicht en overzicht in de personeelskosten;
  5. Waarschijnlijk ben je vanuit kostenoogpunt goedkoper uit dan bij uitbesteden;
  6. Je bent niet afhankelijk van een derde partij;
  7. Kan ik het allemaal zelf blijven doen als ik verder groei als bedrijf en dus ook groei in aantal werknemers?

Uitbesteden

  1. Geen omkijken meer naar de loon- en HR-administratie;
  2. Je hebt een samenwerkingspartner met experts op het vakgebied van HR- en loonadministratie;
  3. Er hangt een kostenplaatje aan vast;
  4. Maak duidelijke afspraken wat wel en niet wordt uitbesteed;
  5. Up-to-date wat betreft wet- en regelgeving;
  6. Intern hoeft geen back-up georganiseerd te worden. Dit ligt bij de externe partij. De continuïteit is gewaarborgd, ook met betrekking tot de beschikbare software.
  7. Welke externe partij past bij mij als ondernemer en onderneming?

De uiteindelijke keuze is aan de ondernemer. Helemaal zelf doen, helemaal uitbesteden of een goede mix van beide?

Wij kunnen je helpen om de juiste keuze te maken die past bij jouw onderneming op basis van partnerschap. Laat het ons weten en we komen graag de mogelijkheden met je bespreken.

“Jouw Personeel = Jouw Kapitaal = Onze Zorg”

Jan Hendriks - Lenssen Advies

Geschreven door Jan Hendriks, HR-adviseur
Gepubliceerd op maandag 25 mei 2020

Terug naar overzicht